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Participe do projeto da NBR ISO 30301 - Informação e documentação — Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Requisitos

O ideal seria que qualquer projeto de norma técnica fosse submetido à consulta nacional, com ampla divulgação, dando assim oportunidade a todas as partes interessadas para examiná-lo e emitir suas considerações. Assim, quaisquer entidades ou pessoas poderiam enviar comentários e sugestões ou então recomendar a sua desaprovação. Todos os comentários devem ser analisados e respondidos pela Comissão de Estudo autora que deveria realizar uma reunião para análise das considerações recebidas. Depois disso, por consenso, deve-se decidir se o projeto de norma deve ser aprovado como uma NBR.

19/10/2016 - Equipe Target

A gestão de documentos deve apoiar uma organização no cumprimento de suas obrigações

Mauricio Ferraz de Paiva

O Projeto da NBR ISO 30301 - Informação e documentação — Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Requisitos específica os requisitos para serem seguidos por um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo efetivo (SGDA) com a finalidade de apoiar uma organização no cumprimento de suas obrigações, missão, estratégias e objetivos. Especifica o desenvolvimento e implementação de uma política de documentos de arquivo e seus objetivos, e fornece informações de mensuração e monitoramento de desempenho.

O projeto diz que um SGDA pode ser implementado por uma organização ou por organizações que compartilhem atividades de negócios. No âmbito da norma, o termo “organização” não se limita a uma única organização, mas inclui também outras estruturas organizacionais. Esta Norma é aplicável a qualquer tipo de organização que deseje: estabelecer, implementar, manter e aprimorar um SGDA como apoio às suas atividades; assegurar-se da conformidade com a política declarada de documentos de arquivo; demonstrar conformidade com esta norma por meio da realização de uma autoavaliação e autodeclaração ou busca pela confirmação de sua autodeclararão por terceiro ou busca da certificação do SGDA por um terceiro.

Poderá ser implementada em conjunto com outras normas de sistemas de gestão. É especialmente útil para demonstrar a conformidade com a documentação e os requisitos dos documentos de arquivo dessas normas.

Na verdade, o êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão desenhado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando, ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Os sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.

A produção e a gestão de documentos de arquivo são parte integrante das atividades, processos e sistemas das organizações. A gestão de documentos de arquivo viabiliza a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permite que as organizações capitalizem a partir do valor de seus recursos informacionais enquanto ativos de negócio, comerciais e de conhecimento, e contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.

As normas de sistemas de gestão oferecem ferramentas para que a diretoria da empresa implemente uma abordagem sistemática e verificável para o controle da organização em um ambiente que encoraje as boas práticas de negócio.

As normas sobre sistemas de gestão de documentos de arquivo, elaboradas pela ISO/TC 46/SC 11, foram desenvolvidas com o marco para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de organizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e aperfeiçoamento de um SGDA, que conduz e controla a organização, com o sentido de estabelecer uma política e objetivos em relação aos documentos, visando atingi-los. Para isso utiliza-se de: definições de papéis e responsabilidades; processos sistemáticos; medições e avaliações; e revisões e melhorias.

A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem as informações, as provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que necessitem pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documentos de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão de documentos de arquivo adequados a todos os fins da organização.

Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e rastreabilidade das decisões tomadas pelos gestores responsáveis, assim como o reconhecimento do interesse público por estes documentos. As normas sobre SGDA, elaboradas pela ISO/TC 46/SC 11, foram desenvolvidas com o marco das normas de sistemas de gestão para compartilhar elementos e metodologia e ser compatíveis com outras normas.

A ISO 15489, outras normas internacionais e relatórios técnicos também desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11 são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos de documentos de arquivo e de seus controles, operando sob a governança do SGDA das organizações que tenham decidido adotar esta metodologia.

As normas são destinadas ao uso por parte da(s): alta administração, que toma decisões relativas ao estabelecimento e implementação de sistemas de gestão dentro da organização; pessoas responsáveis pela implementação do SGDA, como profissionais das áreas de gestão de risco, auditoria, gestão de documentos de arquivo, tecnologia da informação e segurança da informação. O SGDA determina os requisitos de gerenciamentos de documentos de arquivo e as expectativas das clientes e partes interessadas e, por meio dos processos necessários, produz documentos de arquivo que satisfaçam os requisitos e expectativas. A Figura abaixo apresenta a estrutura do SGDA e o relacionamento com clientes e partes interessadas.

Clique na imagem acima para uma melhor visualização

Assim, é fundamental documentar o SGDA. Isso deve incluir declarações autorizadas sobre: o escopo do SGDA; a política e os objetivos; a interdependência e os relacionamentos entre o SGDA e outros sistemas de gestão internos ou interorganizações; os procedimentos documentados, conforme requeridos por esta norma; documentação determinada pela organização como necessária para garantir a eficácia do planejamento, operação e controle de seus processos.

O uso do termo procedimento documentado refere-se ao procedimento estabelecido, documentado, implementado e mantido. O alcance da documentação do SGDA pode variar de organização para organização devido: ao tamanho da organização e ao tipo de atividades nas quais esteja envolvida; ao escopo e complexidade dos processos de gestão de documentos de arquivo e do (s) sistema (s) de documentos de arquivo implementados e administrados, incluindo os casos em que as atividades de negócios ocorram em mais de uma entidade.

Por fim, pode-se inter-relacionar o projeto da NBR ISO 30301 com cada sistema de gestão de normas, como a NBR ISO 9001, a NBR ISO 14001 e a NBR ISO/IEC 27001. Há uma seção de documentação constituída por seções de controle de documentos em geral e controle de documentos de arquivo. A parte geral especifica uma lista de documentos, incluindo documentos de arquivo, que somente é permitido que sejam incluídos no sistema de gestão.

A parte de controle de documento especifica os requisitos sobre preparação de documentos, avaliação, aprovação, controle de revisão, distribuição e disponibilidade, identificação e prevenção quanto ao uso inadequado. A parte de controle de documentos de arquivo especifica os procedimentos para a preparação, identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e destinação de documentos de arquivo.

Enquanto documentos de arquivo constituem um tipo especial de documento, definidos dentro do sistema de gestão de normas, os documentos que são identificados como tal, ou determinados como documentos de arquivo de cada sistema de gerenciamento, devem ser controlados para satisfazer, tanto o controle de documentos quanto os requisitos de controle de preparação, distribuição, uso e descarte de documentos de arquivo.

Mauricio Ferraz de Paiva é engenheiro eletricista, especialista em desenvolvimento em sistemas, presidente do Instituto Tecnológico de Estudos para a Normalização e Avaliação de Conformidade (Itenac) e presidente da Target Engenharia e Consultoria - mauricio.paiva@target.com.br

FONTE: Equipe Target

Baseado nos documentos visitados

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