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NBR ISO 30300:2016 e NBR ISO 30301:2016: os requisitos de um sistema de gestão de documentos de arquivo

Qual a estrutura de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA)? Qual a metodologia utilizada no desenvolvimento do vocabulário de um SGDA? Como se pode fazer a implementação de sistemas de documentos de arquivo? Como se deve fazer o controle da não conformidade e ações corretivas de um SGDA? Essas perguntas estão sendo respondidas no texto sobre os sistemas de gestão de documentos de arquivo.

09/11/2016 - Equipe Target

Os sistemas de gestão de documentos de arquivo

A NBR ISO 30300:2016 Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de arquivo estabelece termos e definições aplicáveis às normas elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11 para SGDA. Além disso, estabelece os objetivos de usar um SGDA, fornece princípios para um SGDA, descreve uma abordagem de processos e especifica papéis da alta administração. É aplicável a qualquer tipo de organização que deseje: estabelecer, implementar, manter e aperfeiçoar um SGDA como apoio às suas atividades; assegurar-se de sua conformidade com sua política declarada de documentos de arquivo; demonstrar a conformidade com esta norma por meio da realização de uma autoavaliação e autodeclaração; ou busca da confirmação de sua autodeclaração por um terceiro; ou busca da certificação de seu SGDA por um terceiro.

A NBR ISO 30301:2016 Informação e documentação - Sistemas de gestão de documentos de arquivo – Requisitos específica os requisitos para serem seguidos por um SGDA com a finalidade de apoiar uma organização no cumprimento de suas obrigações, missão, estratégias e objetivos. Especifica o desenvolvimento e implementação de uma política de documentos de arquivo e seus objetivos, e fornece informações de mensuração e monitoramento de desempenho. Um SGDA pode ser implementado por uma organização ou por organizações que compartilhem atividades de negócios.

No âmbito desta norma, o termo “organização” não se limita a uma única organização, mas inclui também outras estruturas organizacionais. Esta norma pode ser implementada em conjunto com outras normas de sistemas de gestão. É especialmente útil para demonstrar a conformidade com a documentação e os requisitos dos documentos de arquivo dessas normas.

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Qual a estrutura de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA)?

Qual a metodologia utilizada no desenvolvimento do vocabulário de um SGDA?

Como se pode fazer a implementação de sistemas de documentos de arquivo?

Como se deve fazer o controle da não conformidade e ações corretivas de um SGDA?

O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão projetado para a melhoria contínua de seu desempenho, abordando ao mesmo tempo, as necessidades das partes interessadas. Sistemas de gestão oferecem metodologias para a tomada de decisões e a gestão de recursos para atingir os objetivos da organização.

A produção e o gerenciamento de documentos de arquivo são partes integrantes das atividades, processos e sistemas das organizações. Os documentos de arquivo possibilitam a eficiência, a responsabilização, a gestão de riscos e a continuidade do negócio. Também permitem que as organizações obtenham valor a partir de seus recursos informacionais enquanto ativos comerciais e de conhecimento, contribuam para a preservação da memória coletiva, como resposta aos desafios dos ambientes global e digital.

As Normas de Sistemas de Gestão (MSS) oferecem ferramentas para que a alta administração implemente uma abordagem sistemática e verificável para o controle da organização em um ambiente que encoraje as boas práticas de negócios. As normas sobre sistemas de gestão de documentos de arquivos, elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11, foram desenvolvidas para auxiliar as organizações de todos os tipos e tamanhos, ou grupos de organizações com atividades de negócio compartilhadas, na implementação, operação e aperfeiçoamento de um sistema de gestão de documentos de arquivo (SGDA) (Management systems for records – MSR) efetivo.

O SGDA conduz e controla a organização, com o propósito de estabelecer uma política e objetivos em relação aos documentos, visando atingi-los. Para isso utiliza-se de: definições de papéis e responsabilidades; processos sistemáticos; medições e avaliações; revisões e melhorias.

A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem informações e provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que precisem pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documento de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão de documentos adequados a todos os fins da organização.

Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela direção e o reconhecimento de sua responsabilização. As normas sobre SGDA elaboradas pelo ISO/TC 46/SC11 foram desenvolvidas no âmbito das normas de sistemas de gestão para compartilhar elementos e metodologia, e ser compatíveis com outras normas.

A ISO 15489, e outras normas e relatórios técnicos também desenvolvidos pelo ISO/TC 46/SC 11, são as principais ferramentas para o desenvolvimento, implementação, monitoramento e melhoria dos processos de documentos de arquivo e de seus controles, operando debaixo da governança do SGDA das organizações que tenham decidido adotar esta metodologia. A ISO 15489 é a norma base que codifica as melhores práticas para a gestão de documentos de arquivo.

Todas as organizações produzem e controlam documentos de arquivo como resultados das atividades realizadas para alcançar seus objetivos organizacionais. O SGDA estabelece a política, os objetivos e a estrutura de diretrizes para controlar os documentos de arquivo da organização nos sistemas de gestão de documentos de arquivo e assegura que estes sistemas de gestão cumpram com os requisitos da organização.

Dentro da estrutura do SGDA, os processos e controles dos documentos de arquivo necessitam ser desenvolvidos, implementados e monitorados para atender à política, aos objetivos e às diretrizes estabelecidas. Isto inclui determinar como os processos dos documentos de arquivo e seus controles são gerenciados pelas aplicações de sistema de gestão de documentos de arquivo, e como os documentos de arquivo, como provas, se relacionam com todos os sistemas de gestão que requerem uma avaliação.

Os sistemas de gestão, incluindo o SGDA, produzem documentos de arquivo. Estes documentos de arquivo e a forma como são gerenciados retroalimentam, por sua vez, novas atividades organizacionais, como o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Os documentos de arquivo também podem ser utilizados para monitorar a operação dos sistemas de gestão e como estes sistemas e atividades atendem aos requisitos da organização.

Neste sentido, o SGDA governa os requisitos dos documentos de arquivos de outros sistemas de gestão, bem como do próprio SGDA. Cada organização que implementa um SGDA estabelece sua própria política e objetivos adaptados ao seu contexto. A implementação de um SGDA assegura a produção e controle dos documentos de arquivo que dão suporte às necessidades da organização e da sociedade pelo tempo necessário.

Um documento de arquivo confiável é aquele cujo conteúdo está apto a ser considerado uma representação completa e precisa de transações, atividades ou fatos atestados por ele e que tem uma possibilidade de recorrer a ele no curso de atividades ou transações subsequentes. Recomenda-se que os documentos de arquivo sejam produzidos no momento, ou pouco depois, em que acontece a transação ou atividade à qual estão relacionados, por indivíduos que tenham conhecimento direto dos fatos ou por instrumentos rotineiramente utilizados para realizar a operação.

Ao estabelecer ou rever seu SGDA, uma organização deve levar em consideração todos os fatores relevantes, externos ou internos. Deve-se documentar os fatores externos e internos, identificados e considerados no estabelecimento e revisão do SGDA. Para compreender o contexto externo da organização, permite-se analisar, entre outros aspectos: o ambiente social e cultural, legal, regulatório, financeiro, tecnológico, econômico, natural e competitivo, seja ele internacional, nacional, regional ou local; as principais tendências e direcionamentos que possam impactar os objetivos de uma organização; relacionamentos, percepções, valores e expectativas com partes interessadas externas.

Para compreender o contexto interno da organização, permite-se analisar, entre outros aspectos: governança, estrutura organizacional, papéis e responsáveis; políticas, objetivos e estratégias para alcançá-los; capacidades entendidas em termos de recursos e conhecimento (por exemplo, financeiro, tempo, humano, processo, sistema e tecnologia); sistemas de informação, fluxo de informação e processos de tomada de decisão (ambos formais e informais); percepções e valores das partes interessadas internas e da cultura organizacional e os relacionamentos entre elas; normas, diretrizes e modelos adotados pela organização; a forma e a extensão das relações contratuais.

Ao estabelecer ou rever os objetivos dos documentos de arquivo, uma organização deve levar em consideração o negócio, a legislação, a regulação e outros requisitos relacionados com a produção e controle de documentos arquivísticos. A organização deve avaliar e documentar os requisitos legais, regulatórios, de negócios e outros que afetem suas operações, os quais devem obedecer e garantir prova de conformidade.

Requisitos de negócios incluem todas as exigências necessárias para regular o funcionamento das atividades da organização. Os requisitos são obtidos a partir da análise do desempenho atual do negócio, do planejamento e desenvolvimento futuro, da gestão de risco e do plano de continuidade do negócio.

Requisitos legais podem estar relacionados à produção e controle dos documentos de arquivo. São fontes de requisitos legais: estatuto e jurisprudência, incluindo leis e regulamentações acerca do ambiente de negócio específico e geral; leis e regulamentos relacionados especificamente a provas, documentos e arquivos, acesso, privacidade, proteção de dados e informações, e comércio eletrônico; regimento interno da organização, parcerias e acordos diversos praticados pela organização; tratados e outros instrumentos que a organização é legalmente obrigada a manter.

Outros requisitos incluem compromissos não legais voluntários assumidos pela organização: códigos de boas práticas; códigos de conduta e de ética; expectativas identificáveis da comunidade, acerca do que constitui conduta aceitável para o setor ou organização específica, incluindo boa governança, controle adequado de conduta fraudulenta ou maliciosa, bem como transparência nas tomadas de decisão.

Uma organização deve definir e documentar o escopo do SGDA. O escopo de um SGDA pode abranger toda a organização, suas funções ou seções específicas, ou uma ou mais funções em um determinado grupo de organizações. Quando se estabelecer um SGDA para uma ou mais funções específicas de um grupo de organizações, o escopo deve incluir as interações e os papéis desempenhados por cada entidade.

Quando uma organização terceiriza qualquer processo que afete a conformidade dos requisitos do SGDA, a organização deve garantir o controle de tal processo. O controle dos processos de contratação e terceirização deve ser identificado no escopo do SGDA.

A Alta Administração deve garantir que os papéis, responsabilidades e autoridades de gestão de documentos de arquivo sejam definidos, atribuídos e divulgados por toda a organização e para as entidades ou indivíduos que trabalhem com ela ou atuem em seu nome. A designação de responsabilidades deve ser atribuída aos funcionários que ocupem funções e hierarquia relevantes na organização, em particular, a alta administração, gestores de programas, gestores de documentos de arquivo, profissionais de tecnologia da informação, administradores de sistemas e todos os demais funcionários encarregados de produzir ou controlar documentos de arquivo como parte de seu trabalho.

A liderança da implementação de um SGDA deve ser atribuída a um representante específico da alta administração. Quando o tamanho e a complexidade de uma organização e os processos de documentos de arquivo requerem, deve ser treinado e designado um representante operacional com papel e competências específicas para gestão de documentos de arquivo. A designação de responsabilidades e seus inter-relacionamentos devem ser documentados.

FONTE: Equipe Target

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